Każda organizowana przez nas wyprawa składa się z różnych etapów realizacyjnych. Pojawia się pomysł, koncepcja organizacji wspólnego wyjazdu w jakieś miejsce, często jako luźny pomysł, sugestia, czasem jest to plan który omawiany był znacznie wcześniej, czasem okazja wynikająca z informacji, kontaktu z osobami z danego miejsca, czasem ciekawość regionu, kraju, miejsca. Powstaje wtedy artykuł opisujący bardzo ogólnie założenia projektu, wstępny plan czasowy i organizacyjny i w takiej formie często tworzone jest "WYDARZENIE", które pojawia się w naszym kalendarzu widocznym po prawej stronie strony. Jest to pierwsza możliwość wyrażenia przez osoby zainteresowane chęci udziału w naszej wyprawie.

Klikamy na wydarzenie , zapoznajemy się z opisem i w górnej części tego opisu pojawia się nam zielony przycisk "ZAREZERWUJ". Jest tam prosty formularz w którym wpisujemy podstawowe dane kontaktowe, jak adres mailowy i nr. telefonu , gdyby zaistniała konieczność pilnego kontaktu. Zaznaczamy że jest to tylko wyrażenie zainteresowania i umożliwienie otrzymywania kolejnych informacji o projekcie wyjazdowym. To nie zapis na wyprawę, tylko wyrażenie chęci udziału, bez zobowiązań. Dopiero wpłata kaucji na koszty zakupu biletów powoduje że osoba która zapisze się do systemu zapisów na póżniejszych etapach, nabiera statusu uczestnika. Wiąże się to z nadaniem takim osobom również uprawnień do Forum Obieżyświat", do części dostępnej dla uczestników.

Oczywiście wszystkie dane które są u nas wpisywane są zgodnie z polityką prywatności użyte tylko i wyłącznie do działań zgodnych z realizacją naszych projektów, i nie są przekazywane nigdzie, poza koniecznymi do realizacji wyprawy podmiotami (w celu załatwienia spraw zakupu biletów, rezerwacji miejsc, pomocy w zakupie ubezpieczeń). Zapisanie danych w wydarzeniu, umożliwia nam w późniejszych etapach wysyłać powiadomienia do osób zainteresowanych, z informacjami o następnych krokach, zmianach, i stopniach realizacji poszczególnych etapów przygotowań. W późniejszym etapie, po rejestracji na stronie do konkretnej grupy wyjazdowej, komunikacja jest organizowana już przez system zapisów, ale rejestracja wstępna w wydarzeniu będzie konieczna aby nie przegapić momentu, gdy dany projekt zostanie zaktywizowany jako wyprawa w realizacji.