Wyprawy nasze będą opisywane i prezentowane zarówno na stronce poświęconej ich organizacji, jak i na forum projektu, wskazanym również na stronie, w pozycji menu, w górnej części strony startowej.

Niestety z przyczyn technicznych forum i stronka mają osobne rejestracje i logowania. Wybór ten podyktowany był dużymi możliwościami forum, które nie jest kompatybilne na poziomie logowania ze stronką.

Jeśli zainteresuje nas jakikolwiek projekt wyjazdowy, możemy zapisać się do niego w kilku etapach. Żaden z nich nie jest zobowiązujący w żadnym zakresie do momentu wpłaty depozytu na bilety, czy innej pierwszej opłaty ustalonej specyficznie do każdej wyprawy. Opłaty te są warunkiem przystąpienia do projektu i z punktu widzenia organizatorów jest to weryfikacja umożliwiająca przyporządkowanie do osoby która taką wpłatę dokonała - statusu uczestnika.

Z tym wiążą się różne dodatkowe możliwości i uprawnienia, które umożliwiają uczestnikom między innymi na dostęp na zamkniętą część forum, poświęconej wyprawie na którą zdecydował się dany uczestnik. Osiągnięcie statutu uczestnika wynika tylko z potwierdzenia akcesu udziału w wyprawie przez wpłatę wspomnianego depozytu. Zasady wpłaty, rozliczeń, zwrotu itp. będą opisywane szczegółowo przy każdej wyprawie, niemniej informujemy że najczęściej kwota ta jest bezzwrotna (po fakcie wpłaty depozytu do firmy z której zakupujemy bilety). Wynika to z umów i zasad jakie są normatywami przy współpracy z przewoźnikami, liniami lotniczymi. Jedyna możliwość zredukowania kosztów to zakup całego biletu i rezygnacja, co w przypadku niektórych linii lotniczych powoduje mniejsze koszty rezygnacji. W przypadku tanich przelotów liniami mniej renomowanymi bywa tak, że nie ma możliwości zwrotu biletu, czy nawet zmiany (przebukowania) lotu. Dlatego też te ustalenia będą indywidualne dla każdej wyprawy.

Swój akces do udziału w wyprawie możemy zgłosić na następujące sposoby:

• Wybrać ze strony startowej z Listy Wypraw konkretną wyprawę (https://wyprawy.ekovitaren.pl/component/icagenda/1-rezerwacja-tajlandia-2020?Itemid=101), wejść w opis i korzystając z zielonego przycisku "Rezerwuję miejsce" wypełnić formularz zgłoszeniowy. Podajemy tam podstawowe dane - Imię nazwisko, numer telefonu i adres mailowy, co umożliwia nam później rozsyłanie informacji dotyczącej realizacji danego zdarzenia. Gdy skonkretyzują się nasze plany i ustalenia orgaizacyjno - logistyczne, mamy wtedy możliwość rozesłania do państwa informacji o działaniach w ramach danego projektu, wyprawy. Pozyskane dane będą wykorzystywane tylko w celu poinformowania o dalszych działaniach i ustaleniach organizacyjnych związanych z tą konkretną wyprawą.
• Zarejestrować się na forum i tam przy rejestracji zaznaczyć subskrybcję wątków z powiadamianiem przez pocztę mailową, a szczególnie zaznaczyć subskrybcję wątku "propozycje wypraw". Każdy wpis o nowych propozycjach będzie też tam zamieszczany i przy załączonej subskrybcji będziemy powiadomienia otrzymywali drogą mailową. Będzie też na forum prowadzony nowy dział poświęcony temu konkretnemu projektowi, gdzie można będzie uzyskać dodatkowe informacje, zadać pytania, otrzymać odpowiedzi. Jest to preferowany sposób kominikacji, oszczędzający czas nas wszystkich. Zwracamy uwagę na zasady ustalone przy rejestracji na forum. nazwa użytkownika/login powinien być imieniem i nazwiskiem. Administrator nie zatwierdza aktywacji kont z przypadkowymi loginami. Zgodnie z ustaleniami z poprzednich projektów, konta będą aktywne po zatwierdzeniu przez administratora, a jeśli ktokolwiek traktuje tego rodzaju projekty poważnie, powinien też poważnie traktować innych uczestników i nie chować się pod dziwnymi nazwami. Dzięki tej polityce nie mamy praktycznie spamu i problemów z trolami i nie zdarzyło się jeszcze aby jakis wpis czy zamieszczona wiadomość zostały usunięte. Dla uczestników wypraw udostępniane są dodatkowe uprawnienia do działów z informacjami ogólnymi, np. jak przygotować się do podróży, co jest przydatne a czego unikać, jak się zabezpieczyć, jakie aplikacje zainstalować w telefonie, poradniki walutowe, bagaże i wiele innych. To jest w części wspólnej. Natomiast są obszary gdzie są wątki poświęcone tylko i wyłącznie konkretnym wyprawom, udostępniane dla uczestników tych wypraw. Tam znajdziemy wszystkie potrzebne informacje związane z konkretnymi wyprawami, jak na przykład: wszystkie terminy wylotów, przylotów, wyjazdów autobusów, czasy zakwaterowania w poszczególnych miejscach noclegów, namiary na bilety, numery biletów, tzw. "booking code", informacje o ubezpieczeniach, cenach, wymaganiach i ograniczeniach. Wszystkie te informacje poparte podawaniem dokładnych lokalizacji GPS każdego miejsca w którym planujemy przebywać, ustalane są sposoby pozyskania alarmowych kontaktów w razie sytuacji awaryjnych. Ale przede wszystkim Forum to nasza podstawowa platforma komunikacji i wymiany informacji. Formua forum umożliwia gromadzenie tych tak ważnych informacji w jednym miejscu i dostępnych ciągle. Dodatkowym i bardzo ważnym elementem jest to, że wątpliwości czy pytania każdego z uczestników są dla wszystkich widoczne, więc udzielone wyjaśnienia i podane informacje powodują, że wiedza ta jest dostępna dla wszystkich uczestników. Dzięki swoim interaktywnym cechom, mamy możliwość na wpływanie na przebieg wy[prawy, wybór celów, sposobów realizacji. Każdy pomysł, inicjatywa są rozpatrywane i optymalizowane. To właśnie zdecydowało w dużym stopniu o sukcesie "Wyprawy na Koh Rong" - luźne pomysły zbudowały inspirujący i ciekawy program, który bardzo spodobał się uczestnikom.
• Zarejestrować się na stronce wyprawy.ekovitaren.pl i po potwierdzeniu aktywacji przez link aktywacyjny otrzymany mailowo, zalogować się na stronce, zapisując się w udostępnioną i dostępną po zalogowaniu pozycję w menu "zapisz się". Tu uwaga - rejestracje i zapisy na tej stronce dotyczą osób już konkretnie zainteresowanych i umożliwienie zapisów będzie możliwe dopiero gdy poznamy wszystkie aspekty wyprawy- zarówno logistyczno organizacyjne jak i kosztowe. Teraz możliwość rejestracji i zapisów jest wyłączona i aplikacja do organizowania wyprawy nie jest udostępniona). Należy zwrócić uwagę czy jest już skonfigurowana wyprawa która nas interesuje i dopiero wtedy dokonać wpisu. Rejestracja i zapisanie się na konkretną wyprawę nie musi być zrobione w fazie początkowej, więcej informacji i ustaleń będzie przekazywane przez forum projektu.  Aby się wpisać już do danej wyprawy musimy wypełnić formularz zgłoszeniowy.  Jest to już formularz pełny, zbierający informacje potrzebne do zakupu biletów i/lub do realizacji wykupienia polis ubezpieczeniowych, rezerwacji promów, zakwaterowania itp. Formularz umożliwia również zaznaczenie różnych specyficznych opcji dodatkowtych, związanych z wyborem rodzaju zakwaterowania, wyboru różnych dodatkowych atrakcji i imprez obarczonych często dodatkowymi opłatami czy kosztami, może też zawierać różne dodatkowe pola związane np. z deklaracją różnych chorób czy przypadków chorobowych, tak aby umożliwić dokładniejsze dopasowanie działań podczas wyprawy do indywidualnych wymagań. Od najbliższych wypraw związanych z leczniczymi głodówkami będziemy starali się zawrzeć opcję przygotowań przed wylotem, aby przygotować uczestników do niej przez różne terapie oczyszczania. Zadeklarowanie takich działań przez wybór odpowiedniej opcji spowoduje że na adres mailowy będą wysyłane informacje koordynujące te działania. Informacje zbierane przez formularze są wykorzystywane tylko i wyłącznie do obsługi tego konkretnego zdarzenia i jeśli są przekazywane dalej, to tylko zgodnie z ich przeznaczeniem, czyli w celu zakupu biletów i polis ubezpieczeniowych, rezerwacji środków transportu, kwater itp. Zwracamy uwagę na uważne wypełnienie formularzy - błędy mogą być bardzo kosztowne, a my nie ingerujemy w te wpisy, przekazując je dalej. Był przypadek wpisu innej daty powrotu, co spowodowało że uczestnik wyprawy na Filipiny musiał kupić sobie indywidualnie bilet powrotny na lotnisku za bardzo dużą kwotę. Nieprawidłowo wypełnione dane paszportowe (numer paszportu, data ważności) mogą spowodować problemy z odprawami na lotnisku. Nawet wpisanie imienia i nazwiska inaczej niż w paszporcie może mieć bardzo nieprzyjemne konsekwencje. Podobnie może być z danymi do ubezpieczenia. W wypadku gdy uczestnicy chcą realizować swoje własne polisy, nie ma potrzeby wypełniać danych koniecznych do zakupu polis ubezpieczeniowych, czyli głównie adresu, numeru PESEL, informacji o chorobach przewlekłych. Wszelkie zebrane informacje są wykorzystywane tylko zgodnie z potrzebami realizacji konkretnych wypraw. Na życzenie uczestników dane te mogą być zachowane, aby w przyszłości można było korzystać z następnych wypraw.

Po zamieszczeniu w podanych punktach informacji o zainteresowaniu udziałem w poszczególnych wyprawach, będziemy informowani o ich realizacji, kosztach, sposobie organizacji, wymaganiach i różnych opcjach. Po opracowaniu ostatecznego kształtu organizacji, dostaną Państwo ścisłe wytyczne co robić dalej, wskazanie numeru konta i wielkości opłat i harmonogramu działań. Zazwyczaj po wniesieniu wpłaty na depozyt biletowy zostają państwo przydzieleni uprawnieniami na forum do odpowiednich grup i tam będą podawane precyzyjnie wszystkie potrzebne informacje. Cyklicznie mailowo wysyłane są dodatkowo okólniki z ważnymi informacjami oraz linkami do istotnych wiadomości, aby umożliwić zachowanie kontroli nad przygotowaniami.

Głównym kanałem informacyjnym jest jednak forum, niemniej mailowo powiadamiać będziemy wszystkie osoby które wpisały się w konkretne wydarzenie zamieszczone pod kalendarzem, jak również oczywiście które w okresie późniejszym zarejestrują się w Systemie Organizacji Wypraw.

Tam znajdą państwo wszystkie potrzebne szczegółowe informacje dotyczące wszystki elementów wyprawy. Tam też można będzie wnieść uwagi, zwrócić się z zapytaniami i wątpliwościami. Spotykamy się zazwyczaj na lotnisku i tam dalej wspólnie rozpoczynamy realizację całego wyjazdu. Zazwyczaj grupa organizacyjna wylatuje kilka dni wcześniej, aby na miejscu przygotować różne aspekty wyjazdu, dopilnować transportu, kwater, zainicjować działania na miejscu, więc prawdopodobnie będą musieli uczestnicy wylecieć jako grupa sami i dolecieć we wskazane miejsce, gdzie przejmiemy dalszą opiekę nad grupą. Tak było głównie z "Głodówką na Filipinach 2018". Grupa była "oznaczona" hustami i wyróżniała się podczas podróży i na lotniskach, dzięki czemu uczestnicy wzajemnie się wspierali i pomagali sobie.

Cała procedura wylotu i postępowanie na lotnisku będzie opisane na forum, aby nawet dla osób które pierwszy raz będą leciały, nie stanowiło to problemu. Każda z wypraw które organizowaliśmy opiera się na współpracy i współdziałaniu uczestników - to nasza wspólna wyprawa a nie opłacona wycieczka w 5 gwiazdkowych hotelach. Nie organizujemy komercyjnego urlopowego wyjazdu ale wspólną wyprawę po zdrowie, z aspektem przygody i wypoczynku. Musimy to uwzględniać , aby nasze oczekiwania nie zderzyły się z rzeczywistością :). Poprzednie wyprawy pozostawiły niezapomniane wrażenia i zainspirowały wiele osób do zmiany stylu życia i często też samodzielnego organizowania podobnych "wycieczek" w różnych wariantach. Bardzo dużo też osób - uczestników poprzednich wypraw jest zainteresowanych udziałem w kolejnych, przez nas organizowanych. W roku 2018 było na Filipinach około 200 osób , z czego jako uczesnicy naszej imprezy ponad 160 , reszta przybyła własnym "sumptem".

Chcieli byśmy aby przy każdej kolejnej wyprawie podnosić poprzeczkę i zwiększać atrakcyjność i zadowolenie uczestników, co w wypadku poprzedniej wyprawy może być trudne :). Niemniej będziemy się starali z całych sił.